Hiện nay, nhiều nhà tuyển dụng chọn nhận hồ sơ xin việc qua email thay vì yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp đến địa chỉ của công ty. Sau đây, STUDY4 sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư xin việc tiếng Anh ấn tượng để gửi đến nhà tuyển dụng.

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài tuyển dụng nhân viên với mức lương cao với yêu cầu các ứng viên có trình độ tiếng Anh tốt. Do đó, thư xin việc và CV bằng tiếng Anh là bước đầu tiên gây ấn tượng mạnh mẽ đối với các nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng có thể kiểm tra được thái độ và trình độ của các ứng viên bằng cách sử dụng nội dung trong thư xin việc.

Do đó, một email xin việc được viết bằng tiếng Anh chuẩn văn phong, ngữ pháp sẽ giúp bạn chạm đến công việc mơ ước của mình một cách nhanh chóng. Hãy cùng STUDY4 tìm hiểu ngay những bước cơ bản cần thiết để viết thư xin việc bằng tiếng Anh gửi tới nhà tuyển dụng trong bài viết này nhé!

I. Phân biệt email xin việc và thư xin việc 

Nhiều người nghĩ rằng thư xin việc và email xin việc là một, nhưng thực ra không phải vậy.

Email xin việc bao gồm nội dung được viết trực tiếp trong email, bao gồm giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển.

Thư xin việc, còn được gọi là cover letter, là một tệp tin được đính kèm với email xin việc, cùng với các thông tin liên quan, chẳng hạn như CV hoặc portfolio.

Phân biệt email xin việc và thư xin việc

II. Những nguyên tắc vàng khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

1. Ghi rõ ràng tiêu đề mail

Trên thực tế, các công ty có thể nhận được hàng trăm các email ứng tuyển mỗi ngày. Vì vậy, việc ghi tiêu đề email là vô cùng quan trọng để có cơ hội cao được kiểm tra email và được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

Bạn cần ghi rõ ràng về “Họ tên ứng viên_Vị trí ứng tuyển hoặc Họ tên ứng viên_Vị trí ứng tuyển_Ngày gửi mail”. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá chi tiết hồ sơ xin việc của bạn.

2. Trình bày email đẹp mắt

Email vốn là một văn bản giao tiếp công việc. Đó là lý do tại sao bạn nên hạn chế sử dụng các icon biểu cảm trong email và tránh sử dụng các từ ngữ có cảm xúc quá nhiều hoặc các dấu chấm than. Bởi vì điều này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên không chuyên nghiệp.

Ngoài ra, bạn nên sử dụng cùng một font chữ khi trình bày email giữa các đoạn; các đoạn văn nên cách ra một dòng để dễ đọc hơn. Trong khi đó, hãy đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Mặc dù những lỗi nhỏ này, nhưng chúng đánh giá sự cẩu thả của bạn, cho thấy loại CV của bạn. 

Bạn có thể căn cỡ chữ 13-14, căn lề trái hoặc căn lề hai bên và ước tính sao cho độ dài của nội dung emaiil nằm trong khoảng 1 trang A4.

3. Nội dung email đúng trọng tâm

Nội dung email xin việc, giống như bản CV, nên tập trung vào trọng tâm, tránh viết quá lan man. Vì thế, bạn nên trình bày kinh nghiệm và chuyên môn của mình một cách rõ ràng, khách quan và liên quan trực tiếp đến vị trí mà bạn đang ứng tuyển.

4. Sử dụng email chuyên nghiệp

Một nguyên tắc vàng khi viết email xin việc chính là sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp. Một số lượng lớn bạn trẻ khi mới vào trường thường mắc sai lầm khi sử dụng email cá nhân cẩu thả. Các địa chỉ email không có tên, chẳng hạn như: [email protected], [email protected],...

Vì thế, để tạo email chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng theo họ và tên và các đặc điểm nổi bật của họ, chẳng hạn như năm sinh, trường, chuyên ngành.

Ví dụ: [email protected]

5. Kiểm tra toàn bộ email trước khi gửi

Trước khi gửi email xin việc, điều quan trọng là bạn nên đọc toàn bộ nội dung. Điều này rất quan trọng để giảm thiểu các lỗi chính tả, thiếu file đính kèm hoặc sai tên của nhà tuyển dụng. Từ đó, hạn chế tình trạng được áp dụng ngay từ những vòng đầu tiên của quá trình.

Ngoài ra, ứng viên nên ưu tiên sử dụng danh từ và câu bị động để làm cho bài viết trở nên trang trọng hơn. Đồng thời, các cụm động từ và tính từ nên được thêm vào để thể hiện thái độ tích cực và nhiệt huyết của ứng viên đối với công việc.

Những điều nên biết khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

III. Cách viết email xin việc bằng tiếng anh

Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn gồm 5 phần chính:

• Tiêu đề email (Title)
• Lời chào đầu/ giới thiệu email (Introduction)
• Nội dung email (Body)
• Kết luận (Conclusion)
• Kết thúc email và chữ ký (Sign-offs and Signature)

Khi viết email xin việc bằng tiếng Anh, ứng viên cần phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không được sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh như I’m

1. Tiêu đề thư xin việc tiếng Anh (Email Title)

Nhà tuyển dụng sẽ nhận được hàng chục email của bạn và các nhân viên khác của công ty mỗi ngày. Do đó, hãy đảm bảo rằng tiêu đề email của bạn đầy đủ, rõ ràng và chính xác.

Ngoài ra, việc ghi tiêu đề thư giúp hạn chế email của bạn rơi vào mục spam. Bạn có thể tham khảo mẫu tiêu đề email xin việc bằng tiếng Anh đơn giản sau: 

[Your name – Application for [ Job Title].  hoặc Application for  [ Job Title] – [Your name]

2. Lời chào đầu email (Email Introduction)

Không thể thiếu lời chào và cách xưng hô với người nhận khi mở đầu thư, bất kể email gửi CV xin việc được viết bằng tiếng Việt hay tiếng Anh. Điều này cho phép nhà tuyển dụng thấy được sự chuyên nghiệp của bạn.

2.1. Biết tên của người nhận hồ sơ

Trong bản tin đăng tuyển dụng, công ty có thể ghi họ tên của người phụ trách ở phía cuối. Lưu ý tìm kiếm thông tin này vì việc gửi lời chào đúng người và tên đúng luôn tạo thiện cảm hơn.

Gợi ý:

• Dear Ms. Nguyen Mai Linh
• Dear Mr. Hoang Anh – HR Department of ABC Company
• Dear Mr. Wilson, (chào theo họ của người phụ trách nếu là tên nước ngoài)

2.2. Không biết tên người nhận hồ sơ

Trường hợp này, bạn nên gửi lời chào đến doanh nghiệp, hoặc đến phòng tuyển dụng của doanh nghiệp

Gợi ý:

• Dear HR Department,
• Dear HR Department of ABCCompany

3. Mục đích viết thư (Purpose)

Hãy bắt đầu bằng lời giới thiệu về tên bạn, vị trí của bạn và bạn đọc được bản tin tuyển dụng ở đâu. Phần giới thiệu khi viết email xin việc bằng tiếng Anh chỉ nên gói gọn trong khoảng 2 câu.  

Ví dụ:

• I am writing to express my strong interest in the [Tên Vị Trí Ứng Tuyển] position at [Tên Công Ty], as advertised on [Nguồn/Tài liệu công bố công việc, ví dụ: LinkedIn/Career Website].
• My name is Ha Duong. I would like to apply for the Content Writer position at ABC Company, as advertised on STUDY4. 

Bạn cũng có thể nêu ra và lý do tại sao bạn biết đến quảng cáo tuyển dụng vị trí này bằng một số mẫu câu sau:

• I am writing this letter to apply for the position of manager 
• It is a pleasure to submit my resume in response to your ad seeking a Digital marketer
• This position is an excellent match for my qualifications and experience.

4. Phần nội dung chính của thư (Email Body)

Đây là quyết định quan trọng về việc nhà tuyển dụng có tiếp tục xem CV đính kèm của bạn hay không. Để giúp người đọc dễ dàng chắt lọc nội dung cụ thể, bạn nên chia phần nội dung chính này thành nhiều phần riêng biệt.

Cố gắng đề cập đầy đủ các chủ đề sau đây trong đoạn chính:

• Lý do tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn?
• Những kinh nghiệm bản thân phù hợp với vị trí đang ứng tuyển (trình bày ngắn gọn, xúc tích)
• Lý do gì mà ứng viên muốn được tuyển dụng vào vị trí đó?

Bạn nên đính kèm CV xin việc ngay trong phần này để giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn và tăng cơ hội trúng tuyển.

Ví dụ:

“I graduated from the University of Cambridge with a major in marketing. Besides, I am also a dynamic person, quickly adapting to any environment. I have 2 years of experience working as a marketing specialist for ABC Company. In this role, my primary responsibility is to expand markets and identify prospective clients for the business. I gained a great deal of personal experience as well as fresh knowledge over those two years. I think I fit right in with the company’s working culture. So I look forward to working here to develop my abilities.”

5. Cách viết đoạn cuối thư (Email Conclusion)

Phần cuối của email là nơi bạn tóm tắt toàn bộ vấn đề, gửi lời cảm ơn và thể hiện mong đợi sẽ nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Đây cũng là một cách viết email xin việc bằng tiếng anh vô cùng quan trọng để có ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Các nội dung sẽ bao gồm: 

• Nhắc lại lý do tại sao bạn là ứng viên tốt nhất. 
• Đưa ra mong muốn được phỏng vấn ở vị trí này để thảo luận và trao đổi kỹ lưỡng hơn về kỹ năng và trình độ. 
• Cung cấp thêm thông tin liên lạc. 
• Cảm ơn họ đã dành thời gian đọc email của tôi.

Ví dụ:

“With my experience and professional skills, I find myself suitable for this position. I also look forward to an interview soon to exchange more information. The company can contact me via this email or by phone… Below is my CV, you can refer to it for more information. Thank you very much for taking the time to read my email.”

6. Cách viết kết thúc email và chữ ký (Email Sign-offs and Signature)

Ứng viên nên sử dụng “Best” hoặc “Sincerely” khi kết thúc email để thể hiện sự trang trọng và lịch sự. Cuối cùng, hãy nhớ ký tên ở cuối thư. Ở cuối email, ứng viên có thể gõ đầy đủ cả họ và tên thay cho chữ ký. 

Ví dụ:

• Sincerely, 

(Ký tên)

Ha Thi Minh Anh

• Ha Thi Minh Anh (Ms.)

[email protected]

0927332347

IV. Những tài liệu nên đính kèm vào email xin việc 

1. CV (Sơ yếu lý lịch)

Tài liệu đầu tiên mà bạn phải đính kèm trong email xin việc của mình là CV (Curriculum vitae). Mặc dù bạn có nhiều tài liệu khác nhau để nhấn mạnh kinh nghiệm và thành tích của mình, nhưng CV vẫn là phương tiện tốt nhất để nhà tuyển dụng nhanh chóng hiểu thông tin trong bộ hồ sơ của bạn.

**Một điều lưu ý khi lập CV: Hãy đảm bảo rằng nó được lưu dưới định dạng phổ thông, chẳng hạn như docx hoặc tập tin pdf.

Hơn nữa, để giúp nhân viên công ty quản lý hồ sơ ứng viên dễ dàng hơn, hãy đặt tên file theo công thức: [Họ tên + Vị trí ứng tuyển]. 

Xem thêm: Cách viết CV bằng tiếng Anh mới nhất

Email xin việc phải bao gồm CV sơ yếu lý lịch

2. Thư xin việc (Cover letter)

Nếu những ý chính của bạn đã được trình bày rõ ràng trong CV của bạn, thì thư xin việc có thể không cần thiết.

Tuy nhiên, một trong những công cụ hữu ích để viết email xin việc hiệu quả, giúp bạn nổi bật giữa dàn ứng viên, vẫn là thư xin việc.

3. Portfolio (Tổng hợp dự án)

Portfolio đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc trong các lĩnh vực sáng tạo, thẩm mỹ, kiến trúc, quảng cáo và các ngành khác. 

Nó giúp nhà tuyển dụng đánh giá trực quan các kinh nghiệm, kỹ năng, chất lượng công việc và thành tích mà bạn đề cập trong CV.

Bạn có thể tạo portfolio và gửi nó như một tệp đính kèm cho email xin việc của mình hoặc bạn có thể dẫn đến portfolio của mình trên các trang web như Behance và Wix.

Portfolio sẽ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

4. Thư giới thiệu (Letters of Recommendation)

Nếu bạn là một sinh viên xuất sắc tại trường đại học hoặc từng là một nhân viên nổi bật trong một công ty, đừng ngần ngại yêu cầu lá thư giới thiệu từ giáo viên hoặc sếp của bạn. 

Điều này không chỉ tạo ấn tượng ngay từ cái nhìn đầu tiên mà còn là bằng chứng cho thấy bạn làm việc tốt như thế nào. Đây cũng có thể là tài liệu tham chiếu cá nhân mà nhà tuyển dụng thường yêu cầu sau phỏng vấn. 

Tuy nhiên, thư giới thiệu không phải là tài liệu bắt buộc. Bạn có thể bỏ qua nếu cảm thấy không cần thiết.

V. Một số từ vựng dùng viết email xin việc bằng tiếng Anh

Một số thuật ngữ sẽ được sử dụng thường xuyên trong email xin việc bằng tiếng Anh mà bạn cũng nên nắm chắc phần này để vận dụng chính xác.

VI. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

Tiêu đề email: [Vị trí ứng tuyển] - [Tên ứng viên]

Dear Hiring Manager/ HR Department,

This is in reference to the job posting on (nơi đăng tin tuyển dụng). I have read the job description and find that my work experience as well as my skills and the job requirements may be a perfect match.

I have been working for the past two years as a (vị trí công việc) in ABC Company. During that time, I have gained a significant amount of experience and such skills as (liệt kê kỹ năng) needed for (vị trí đang ứng tuyển)

Please find attached my CV and [các file đính kèm khác - nếu có] for a further review of my qualifications. I would welcome an opportunity to speak with you about how I can bring more value to [tên công ty]. 

Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.

Yours Sincerely,

(chữ ký)

(Họ tên)

(Điện thoại liên lạc)

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sẽ cung cấp cho bạn thêm kiến thức liên quan tới ứng tuyển và xin việc. Đừng quên truy cập vào STUDY4 để tìm hiểu thêm các bài viết hữu ích khác nhé!

Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận và STUDY4 sẽ giải đáp giúp bạn!